一般报销要求

一、财务报销票据规定

1发票必须为财政局或税务局监制的合法、有效的票据。票据上方应有税务或财政部门的票据监制章;

2、发票抬头必须为中国矿业大学全称(定额发票除外),抬头为“个人”字样的均不可报销;

3、票据必须清晰盖有收款单位财务章或发票专用章,收款单位名称必须与印章一致;

4、开票时间原则上为1年内的票据;

5、发票内容未明确具体销售项目的,需附对方单位加盖印章的物品明细清单,网上购买可提供订单或出库单等明细信息,并与发票上的金额、物品相吻合;

6、单张发票(或连号)金额在1000元及以上的,原则上应采用对公转账方式结算,因特殊原因未对公转账的,报销时需提供付款或转账记录,且转账或付款记录上的收款人应与发票开具单位一致;

7、增值税专用发票报销时应提供一式两联(发票联和抵扣联);增值税票据上出现详见销货清单时,增值税发票应附上从防伪税控系统开具并打印出来的带有和原发票号码一致的清单并加盖单位发票专用章;

8、除增值税专用发票外,其他票据单张金额大于等于1万元的,提交报销单时应提供发票真伪查询的查询结果(截图打印即可);

9、发票含有充值预付款字样的预付款性质的充值类发票不予报销;

10、电子发票打印时应确保发票上二维码的清晰完整,否则无法报销;

注:不予受理的原始票据:

1)未盖有财政部门或税务部门监制章的;

2)票据使用范围与经济内容不相符的;

3)内容不完整(如无数量、单价、金额和经济业务内容)的;

4)除特定地区和通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票外,其他未盖有收款单位财务专用章或发票专用章的;

5)金额大小写不一致的;

6)挖补、涂改、虚假发票;

7)报销手续不齐全,如缺项目负责人签字等;

8)休闲娱乐业发票、酒水、门票(特殊专业实习的除外)、礼品等,外事接待有特批的除外;

9)其他不符合规定报销制度规定的。

 

二、报销审批

1、财务处以经费项目形式管理各项经费,所有经费报销审批遵循谁主管、谁签字、谁负责的原则,所有审批必须是负责人亲笔签名,不可由其他人代为审批;

2、项目负责人授权由其他人代为签字的,必须提供书面授权书(授权人,被授权人,授权项目,授权起止时间等),授权双方签字后交由财务处相关科室备案;

 

三、合同管理

1、单笔经济业务(通常指购销行为、外协服务、会议费、出版费等)在1万元及以上的,报销时原则上应附合同,且合同需要双方盖章;

2202149日之后签订的合同,(1)科研经费单次采购在20万元以下的各类货物及服务类合同,加盖中国矿业大学科研经费采购专用章;(2)其他的应加盖中国矿业大学合同专用章中国矿业大学行政公章。

3202149日及之前签订的合同,根据业务性质和合同金额,加盖不同的印章:

1)大于等于20万元的货物、服务类合同或协议,应通过学校招标采购程序,加盖中国矿业大学采购与招标合同专用章(1);

2)非科研经费大于等于5万元小于20万元的货物、服务类合同或协议,应通过学校集中采购,加盖中国矿业大学采购与招标合同专用章(2);

3)非科研经费小于5万元的货物、服务类合同或协议,加盖使用单位章

4)科研经费单次采购在20万元以下的各类货物及服务类合同,均需加盖中国矿业大学科研经费采购专用章

5)使用非科研经费购买图书的,金额大于等于1万元的,采购合同经图书馆审核后,由国资处加盖中国矿业大学采购与招标合同专用章(1 


四、物资验收

1、单价1000元以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,以及耐用时间在一年以上的大批同类物资,需办理固定资产验收手续,取得固定资产验收单;

  2、单价大于1000元,但不符合固定资产验收标准申请作材料或低耗品验收的,需填写《大额及贵重材料验收单》(在实验室与设备管理处相关下载专区下载),同时通过系统填写并打印《中国矿业大学材料、易耗品入库单》;

  3、单价小于1000元,但批量价值大于10000元的家具,也要做固定资产验收;

  4、其他材料物资,单张发票金额在500元及以上,需要进行低值易耗品验收。报销时需附通过系统填写打印的《中国矿业大学材料、易耗品入库单》。

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